Consejos para afrontar los entornos VUCA

A continuación explicamos brevemente qué son los entornos VUCA y algunos consejos para afrontar cada uno de ellos.
En los últimos 20 años han pasado tres temas importantes que han variado nuestra sensación de control: el 11S en Estados Unidos de América, la crisis del 2008 y la pandemia COVID19.

Asimismo, hay cinco tendencias significativas a nivel mundial:

• Un aumento de la desigualdad económica y de la pobreza que va a tener consecuencias políticas y sociales significativas. 

 

• La sociedad y la política están experimentando cambios significativos en todo el mundo, con la entrada en juego de nuevos movimientos políticos de distintos colores y que tienden hacia los extremos tanto de derecha como de izquierda.
• El cambio climático está generando cada vez más desastres naturales e introduciendo incertidumbre.

 

• Unas comunicaciones extraordinariamente rápidas y una conectividad instantánea con otras personas.

 

• Globalización: los clientes y proveedores están en cualquier parte del mundo a diferencia de antes, en que una empresa tenía sus clientes, proveedores y competidores principalmente en su zona.

Ante esta situación, los entornos VUCA generan situaciones turbulentas y difíciles. No existen soluciones mágicas para afrontar estas situaciones VUCA de forma conjunta, sino que hay que analizar cada una de ellas y encontrar modos de afrontarlas.

Vamos a explicar qué es VUCA y algunas formas para afrontarlo.

 ¿Qué es VUCA?

V - Volatility: Volatilidad
U - Uncertainty: Incertidumbre
C - Complexity: Complejidad
A - Ambiguity: Ambigüedad

VOLATILIDAD - V

Un entorno es volátil en la medida en que cambia mucho y rápidamente, y no sabemos la dirección del cambio.

Ejemplos: fluctuaciones dólar- euro, disrupciones en la cadena de suministro, cambios en los precios de las materias primas, las cotizaciones de la bolsa, las variaciones del precio del petróleo, etc.
También hay situaciones volátiles que no son cuantificables, como el surgimiento en el 2000 la burbuja de las empresas puntocom, la crisis de la deuda soberana en 2011, la política española 2016 – 2019 con repeticiones electorales. Actualmente la epidemia del COVID19 está generando volatilidad en todos los mercados.

Algunas formas de neutralizar la volatilidad son: 

• Suscribir contratos de futuros y opciones. Ejemplo: si la empresa es muy dependiente del petróleo se puede acudir a los mercados de futuros para asegurar precios futuros.

 

• Crear redundancias. Por ejemplo, tener más estoc del que es estrictamente necesario ya que los métodos Just in Time y el Lean production van muy bien en momentos en que las cosas son estables; sin embargo, en tiempos volátiles y turbulentos, la empresa que no tiene estocs de seguridad puede tener dificultades productivas. Con volatilidad hay que tener cosas sobrantes preparadas. Si bien crear redundancia es caro, también es necesario para el éxito a largo plazo. Por ejemplo en los años 80 con la entrada de España en el mercado común parecía que la entrada de los bancos europeos en el mercado español afectaría significativamente a la banca española, la cual parecía que no podría resistir debido a sus ineficiencias. Sin embargo, esto no fue así en parte gracias al gran número de sucursales que había de bancos españoles en cada esquina del país (redundancia) lo que generó una barrera de entrada a la banca europea.

         Otro ejemplo: Fedex tiene aviones vacíos en todo el mundo preparados para lo que pueda pasar. 

• Un nivel de endeudamiento bajo o moderado así como buenos niveles de liquidez son imprescindibles para afrontar tiempos turbulentos. 

• Agilidad y flexibilidad: hay que crear estructuras empresariales ágiles y flexibles, con personas polivalentes, formándolas de forma continua de forma que sea posible la organización a los cambios a que le someten los tiempos volátiles.

INCERTIDUMBRE - U

Una situación es incierta cuando no se sabe lo que va pasar.

Ejemplos: ¿Cuánto tiempo durará la pandemia del COVID? ¿Se encontrará la vacuna y cuando tardará en tener un efecto sobre las personas y en la economía? 

Algunas formas de abordar la incertidumbre

• Estar bien informado tanto a nivel del entorno como a nivel interno de nuestra organización.

• Escuchar y hablar con personas de distintas áreas de la empresa: desde las personas que están en planta, hasta los vendedores, atención al cliente, departamento de compras, etc. Aunando la información procedente de distintas áreas se consigue tener un nivel de información completo.

• Como no podemos predecir todas las circunstancias en que nos podemos encontrar, necesitamos contar con un equipo de personas y un nivel organizativo altamente implicado y motivado para afrontar las distintas situaciones. 

• Definir bien el volumen de actividad que la empresa puede afrontar, creando una estructura que pueda ir bien cuando la economía va mal. Es decir, hay que tener cuidado con el crecimiento, pues lleva asociado aumentos estructurales que pueden hundir el negocio ante caídas drásticas de ventas. Por tanto, hay que diseñar una estructura y estrategia empresarial capaz de resistir los embates a los que nos someterá la economía. 

COMPLEJIDAD - C

Las situaciones complejas son aquellas en las que intervienen multitud variables conectadas entre sí y en las que el cambio en una o algunas variables hace difícil conocer el resultado de la situación.

Ejemplos: el impacto de la meteorología en las aerolíneas, la evolución de la pandemia COVID19 genera múltiples impactos y distintas medidas gubernamentales difíciles de gestionar y predecir los efectos que tienen en la economía y en la empresa, así como cambios en los modos y paradigmas de trabajo y en la toma de decisiones de las personas ante un nuevo escenario. Toda esta multiplicidad de factores hacen del COVID19 una situación altamente compleja. 

Algunas formas de afrontar situaciones complejas:

• Contar con un equipo humano con experiencia: tener a personas expertas y con experiencia en los distintos temas ayuda a que dentro de la empresa haya el conocimiento de qué pasa ante ciertas situaciones y cómo actuar. Un equipo experto ayuda a tener foco. 

• Foco: hay que focalizar los esfuerzos en las variables más importantes. Aplicar un Pareto 20 - 80 focalizándose en el 20% de las variables que tienen un 80% del impacto.

• Revisiones periódicas de la estructura organizativa existente para ir adaptándola a las nuevas necesidades del entorno ya sea mediante formación, incorporación de nuevo talento, formación y/o reorganización de los procesos.

• Tener claro el nivel de actividad empresarial asumible ayuda tanto gestionar las situaciones complejas como también a las situaciones inciertas. Crecimientos constantes a lo largo de varios años sin adaptar las estructuras organizativas al cambio acaba generando una complejidad significativa y difícil de gestionar. 

AMBIGÜEDAD - A

Potencial continuo de equivocarse como consecuencia de una dificultad en diagnosticar las relaciones causa - efecto.

Ejemplo: el creciente aumento de las ventas a través del comercio online hace difícil predecir qué pasará con el comercio tradicional. ¿Desaparecerá el comercio tradicional por sustitución hacia el comercio online? El sector del libro electrónico no ha hecho desaparecer el libro en papel pero el sector de la música a través de Spotify, Itunes, etc. si que ha hecho casi desaparecer las tiendas de CD’s. Por tanto, hay situaciones ambiguas en las que es difícil saber la causa y el efecto.

Algunas formas de gestionar  situaciones ambiguas:

• Implementar la metodología Lean Start Up para proyectos de modo que podamos tomar el pulso al mercado antes de sacar un nuevo producto, acudir a un nuevo mercado, etc. a un coste moderado. Ejemplo: antes de abrir un restaurante de comida japonesa en una zona se podría anunciar la apertura del mismo a través del servicio a domicilio para sondear la demanda potencial real.

• Fomentar un ambiente de participación e innovación, tomando una actitud resiliente a través del aprendizaje de los errores. Ante situaciones ambiguas hay que aprender y experimentar para poder generar distintas opciones. 

Estos son los entornos VUCA. Dichos entornos requieren adaptaciones en el liderazgo. 

Liderazgo VUCA:

Los líderes estratégicos tienen que aportar claridad en un entorno VUCA. Tienen que saber ver a través de la niebla, tener visión del estado final donde quieren llevar el negocio y comunicarlo. 

Un líder estratégico tiene que sentirse cómodo con la incomodidad. Ante un problema complejo no se tiene que frustrar ya que los subordinados lo perciben como una falta de control de la situación. Debe afrontar los problemas como retos que ayuden a la organización a la mejora. 

Lo que hay que hacer es fragmentar la situación en hechos y variables más pequeñas para que seamos capaces de encontrar una respuesta a cada uno. Poner dichas variables de forma ordenada y secuencial de modo que nos ayuden a llevar a la empresa hacia a los objetivos estratégicos. 

Por tanto, los entornos VUCA requieren de nuevos liderazgos y de una alta implicación de todo el equipo empresarial. 

Y para acabar, no olvidar nunca tener reservas de liquidez para afrontar tiempos turbulentos. Las situaciones VUCA se afrontan con más holgura si la empresa tiene niveles de liquidez y autofinanciación adecuados. 

Gracias por tu atención y espero que este Post te haya aportado alguna idea nueva. 

Jordi Funallet