6 pasos para delegar eficazmente

¿Quieres conocer los seis pasos para delegar de forma eficaz?
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En este post explicamos los seis pasos principales de la delegación eficaz y mejorar el resultado de tu equipo.

Trabajar en equipo divide el trabajo y multiplica los resultados

En el trabajo en equipo se producen múltiples ocasiones en las que el líder de equipo delega tareas en otros miembros del equipo. Delegar de forma correcta es un aspecto crítico del liderazgo y del trabajo en equipo. La delegación es una herramienta de crecimiento personal y motivación para los miembros del equipo, ya que suele suponer un reto y una demostración de confianza hacia las personas.

Saber delegar de forma correcta es muy importante. 
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eA continuación se explican los seis pasos para la delegación eficaz:

1) Preparación: antes de delegar hay que reflexionar sobre cada uno de los encargos y tenerlos muy claros: ¿Qué esperamos exactamente? ¿Como debe ser el resultado final? Hay que prepararse antes de reunirse con el equipo.

2) Definición: Definir claramente y explicar cada tarea. Ser muy específico. Es recomendable pedir a la persona en quien delegamos que nos explique lo que ha entendido para garantizar que se ha comprendido correctamente nuestro mensaje. Asimismo también nos debemos asegurar que la persona no solamente entienda cuál es su cometido sino la razón por la cual se necesita dicha tarea o proyecto, es decir, que entienda el sentido de su tarea o proyecto. 
La reunión de definición de los objetivos de la tarea o proyecto es una oportunidad excelente para que la persona en quien se delega pueda realizar sus aportaciones y dar su opinión, la cual se debe tener en cuenta y valorar a la hora de planificar la ejecución. 

3) Plazo: Hay que establecer claramente los plazos en los que se debe finalizar cada tarea.  

4) Límites y niveles de autoridad: Es necesario dejar claro el nivel de autoridad para llevar a cabo el trabajo para evitar que la persona se extralimite y asuma compromisos con terceros o exija a terceros cuestiones que están por encima de lo que le está permitido. 

Hay 3 niveles de autoridad según los conocimientos y experiencia de la persona en quien delegamos y la importancia de la tarea y riesgo del proyecto.

• Autoridad para hacer recomendaciones: esto conlleva que la persona en quién delegamos analice las alternativas y proponga la mejor opción. Este nivel se utiliza en los casos en los que se necesita recibir opiniones antes de tomar una decisión.

 

• Autoridad para informar y poner en marcha: en este segundo nivel de autoridad la persona ya puede analizar y escoger la mejor forma de actuar llevándola a cabo. Nos informa del porqué sigue dicho camino y opción. En este nivel de autoridad buscamos poder detectar posibles problemas antes de que la persona actúe.

 

• Autoridad para actuar: este tercer nivel otorga una autoridad plena para llevar a cabo la tarea o proyecto. 

 
No se debería confundir entre niveles de autoridad y delegar toda la responsabilidad. Se delegan tareas pero no la responsabilidad como jefe de equipo. El jefe de equipo tiene una responsabilidad final de velar por el buen fin de la tarea o proyecto. 

5) Seguimiento: Es necesario establecer reuniones periódicas que sirvan para ir realizando un seguimiento del proyecto o tarea para analizar el progreso y ofrecer pautas de apoyo si es necesario. Es recomendable realizarlas con más frecuencia al inicio del proyecto e irlas disminuyendo de forma paulatina. Este seguimiento es una gran oportunidad para actuar como coach de nuestro equipo. 

​6) Obtención del resultado: Revisión final para recibir el trabajo, comentar qué ha funcionado bien, lo que se puede mejorar y lo que se ha aprendido. Esto nos brinda la oportunidad de reconocer el trabajo realizado por el equipo. 

Estos pasos son importantes tanto para un buen resultado de los trabajos como para la motivación del equipo. Asignar una tarea, esfumarse y aparecer solamente cuando se ha cometido un error no es la forma adecuada de delegar. 

 Además, recuerda ser agradecido, facilitando un feedback sincero y constructivo que ayude a la mejora continua del equipo.

Un buen trabajo en equipo asegura unos buenos resultados y la satisfacción de las personas y de las organizaciones. 

Espero que este post te haya aportado alguna nueva idea. Y como siempre, espero que si te gusta pases a la acción con estas recomendaciones, ya que: 

El gran objetivo de la formación no es el conocimiento sino la acción

​Jordi Funallet